Siempre admiramos los hábitos de las personas organizadas deseando tenerlos por naturaleza. Creemos que son la respuesta a todos nuestros malos hábitos y envidiamos a quienes dominan su arte.
Lo que la mayoría de nosotros no sabemos es que se pueden tardar hasta 254 días en desarrollar buenos hábitos de trabajo.
Con un período tan largo, ¿por dónde empezamos?
Hay decenas de hábitos que la gente organizada ha adquirido con el tiempo.
La clave para adquirir cualquier hábito es comenzar a realizar conscientemente esa acción productiva hasta que se convierta en algo que haga regularmente sin ningún pensamiento o impulso deliberado.
Si buscas reducir el tiempo improductivo y potenciar considerablemente tu crecimiento profesional, sigue leyendo. En esta publicación, cubriremos 11 de los principales hábitos de las personas organizadas y le mostraremos exactamente cómo puede comenzar a adquirir cada uno de ellos.
1) Escriben las cosas
Tienes un 42% más de probabilidades de alcanzar una meta si la escribes. Este es uno de los hábitos más comunes que las personas exitosas están haciendo regularmente, incluso si es solo una acción no intencional.
Simplemente anotar sus objetivos como una lista de tareas o dejar una nota en su teléfono lo hace responsable de ese objetivo. Tus metas siempre estarán en el fondo de tu mente, y estás dando tu primer paso para alcanzar esa meta.
Es perfectamente aceptable olvidarse de un objetivo pequeño cuando estás ocupado con el trabajo. Use un calendario para recordar todas las cosas clave que debe cuidar. Agregue recordatorios antes de una fecha límite para que tenga el tiempo suficiente para ocuparse de las tareas que se suman para completar su objetivo.
Escribir cosas importantes evita que las olvides incluso cuando la vida está demasiado ocupada. Coloque notas en lugares visibles alrededor de su oficina o simplemente deje una pestaña abierta en su navegador web para recordarle los pequeños objetivos que aún no ha programado.
“Cada trabajo tiene tareas repetitivas, algunas que se repiten al mismo tiempo cada año, cada mes o cada semana. Las tareas no son difíciles; es recordarlos a todos lo que es difícil. Cada vez que se le ocurra una, inclúyala en su lista de tareas digitales con una fecha de vencimiento y un patrón repetitivo asignado. Relájese y deje que las tareas regresen a usted en el momento justo”. – Frank Buck, autor de ¡Organícense!: Gestión del tiempo para líderes escolares
Y no te preocupes Olvidar cosas importantes es cómo funciona la naturaleza humana.
Una investigación realizada por Bluma Zeigarnik concluyó que era más probable que los meseros recordaran los pedidos que recibieron antes de la entrega.
Una vez que se hacían los pedidos, los camareros ya no podían recordarlos, ya que se eliminaban de sus listas de cosas para cuidar.
2) Tienen rutinas para todo
Tener una rutina le permite a su cerebro prepararse para tareas futuras, dictando cuándo es hora de ir a trabajar, dejar atrás el tiempo de inactividad y ver que podemos lograr nuestras metas de manera realista dentro de un cronograma establecido.
A su vez, tenerlo todo planeado reduce considerablemente nuestra ansiedad, eliminando todos los miedos que de otro modo nos impedirían alcanzar nuestras metas.
¿Ya has visto esta imagen que muestra las rutinas de los famosos creativos?
¿Quieres desarrollar una mejor rutina de trabajo? Descubra cómo algunas de las mentes más brillantes del mundo organizaron sus días. Haga clic en la imagen para ver la versión interactiva (a través de Podio).
A pesar de los diferentes patrones que han adoptado estos creativos, todos se adhieren a una rutina diaria como un hábito. Todos sus horarios están equilibrados, dejando espacio para el ocio y, a menudo, dedicando tanto tiempo a actividades divertidas como al trabajo creativo.
Todo esto lo convierte en un estilo de vida más saludable con mejores patrones de sueño y alimentación que no lo mantendrán deprimido durante el día. La estructura que obtienes te hace sentir cómodo cada día, eliminando el tan temido estrés y la procrastinación que posponen nuestros objetivos indefinidamente, haciéndonos pensar que nunca los vamos a alcanzar.
La procrastinación es un hábito común: el 20% de las personas son procrastinadores crónicos .
Una forma de comenzar con este hábito de organización es crear y acostumbrarse a separar rutinas para el comienzo y el final del día.
Por ejemplo, podrías usar tus mañanas para ocuparte de tus tareas más exigentes. En cuanto a tus tardes, utilízalas para anotar las tareas que debes realizar al día siguiente.
Cualquier patrón similar funciona siempre que utilice su tiempo más productivo del día para las tareas que requieren más creatividad y pensamiento.
3) No tienen espacio para el desorden
Algunos de nosotros podemos trabajar desde cualquier lugar, independientemente de cómo se vea nuestro entorno, pero la mayoría de las personas organizadas mantienen sus espacios de trabajo ordenados.
El 41% de los trabajadores cree que un escritorio de trabajo limpio los hace más productivos, manteniendo a raya las distracciones y los obstáculos repentinos.
Un escritorio desordenado también afecta nuestro estado de ánimo y nuestras emociones , lo que hace que nos sintamos estresados y agotados desde el principio. Como resultado, cada una de sus decisiones estará influenciada por su entorno (incluso el escritorio de su colega).
Cuando nuestros espacios de trabajo no están organizados, tomamos decisiones menos racionales y no podemos trabajar en nuestros niveles máximos de creatividad.
¿La peor parte?
Procrastinamos porque estamos abrumados por las cosas que nos rodean.
Un escritorio desordenado también aumenta el tiempo que dedica a una tarea, lo que hace que su carga de trabajo parezca más grande y reduce su motivación para comenzar otra tarea que requiere que busque más papeles.
Mantenga sus suministros más utilizados cerca. Cualquier sistema de llenado debería facilitarle la organización y mantener un escritorio limpio. Ordene los archivos de forma lógica, por año, propósito o alfabéticamente, según el formato que más le convenga.
Para otros suministros de oficina, guárdelos en cajas etiquetadas para que pueda encontrarlos fácilmente cuando necesite algo.
4) Mantienen el orden en Sus Archivos Digitales
Si bien puede encargarse del desorden físico guardándolo en una caja, el digital requiere un enfoque más sistemático.
Aquí hay un par de aspectos cruciales para asegurarse de que encontrará rápidamente lo que necesita y no tendrá problemas con la computadora que le roben la atención:
- Limpia tu carpeta de Descargas – Admítelo. Usted también probablemente guarde sus archivos allí. Pero se acumulan con el tiempo, así que asegúrese de mover las cosas a un archivo dedicado y mantenga la carpeta Descargas lo más limpia posible.
- Elimine archivos y aplicaciones no utilizados : se necesitan de 2 a 3 clics en promedio para deshacerse del software que no ha usado en meses. Las aplicaciones no utilizadas hacen que sea más difícil para usted encontrar lo que necesita, ralentizar su computadora y ocupar espacio innecesario.
- Tenga un sistema de nombres de archivos : es fácil nombrar su archivo «imagen» cuando tiene prisa, pero los nombres vagos y aleatorios le harán la vida miserable una vez que tenga que encontrar un archivo nuevamente. Establezca un patrón para la forma en que nombra los archivos. Escribe el nombre del proyecto + cliente, u opta por nombres descriptivos de menos de 25 caracteres.
- Realice una limpieza del navegador : borre regularmente el caché, el historial de Internet y las cookies en cualquier navegador que use para evitar problemas con el navegador y acelerar su navegación.
Consejo profesional: use herramientas para hacer todo esto automáticamente. No necesita hacer lo anterior manualmente. Una solución como SpaceSeeker identifica y elimina los programas innecesarios que no ha utilizado durante un tiempo. Del mismo modo, WinSweeper elimina todos los archivos basura que almacenas mientras navegas por la web y protege tu privacidad al eliminar tu historial de Internet.
5) La gente organizada planifica y prepara
Al igual que una rutina puede mantenerlo encaminado, preparar listas de tareas pendientes con anticipación hará que su trabajo sea menos caótico. Para las tareas del día a día, es fácil anotarlas un día antes.
Tómese un par de minutos al final de un día de trabajo para hacer una lluvia de ideas sobre las tareas que necesita completar y escríbalas en orden de importancia o fecha de vencimiento.
Mantenga breves las listas de tareas diarias y no incluya actividades para las que no tiene suficientes recursos, ya que solo lo distraerán de las que puede terminar.
Cuando se trata de proyectos complejos, necesitará un sistema para asegurarse de que sus listas de tareas no dejen de lado ninguna tarea crítica y estén organizadas correctamente. Lo primero que debes decidir es qué formato prefieres para tu lista de tareas. Esto puede ser cualquier cosa, desde una lista de tareas hasta una lista de tareas detallada, un diagrama de Gantt o un tablero Kanban.
Las últimas tres opciones le permiten incluir más detalles de tareas, prioridades, fechas de vencimiento, costos y dependencias que una lista de tareas pendientes normal.
Un tablero Kanban, como en el ejemplo a continuación, también es una solución si prefiere métodos de organización de tareas altamente visuales, ya que puede mover tareas a través de cada etapa con una simple acción de arrastrar y soltar.
Más allá del aspecto de su lista de tareas, debe admitir y enfrentar sus mayores desafíos en lo que respecta a la organización de tareas.
6) Saben cómo priorizar las tareas
Saber priorizar surge como uno de los hábitos elementales de las personas organizadas.
¿Por qué? El orden en el que aborda sus deberes es la mejor manera de asegurarse de que se ocupa de las tareas correctas en el momento adecuado.
Sí, puedes aprender a priorizar tareas ya que este es un hábito que adquieres con el tiempo. Todo lo que tiene que hacer es elegir cuál de los siguientes métodos funciona mejor para su estilo de trabajo:
- Prioridades basadas en la fecha límite: quizás el enfoque más fácil, este método requiere un tiempo de preparación limitado y proporciona resultados inmediatos. Haz una lista de tus tareas en orden de fecha de vencimiento y abórdalas en ese orden. Sus tareas se pueden etiquetar como Mañana, Próximo, Esta semana, Próxima semana, Próximo mes o divisiones de tiempo similares para una mejor organización de una carga de trabajo sustancial.
- Prioridades basadas en la urgencia: encárguese de una tarea que influya directamente en el objetivo final antes de manejar otras actividades. Con este método, etiquetará las tareas como Urgente, Alta, Media o Baja. Esto requiere más preparación, ya que debe analizar el impacto de cada tarea para categorizarlas.
Con probabilidades en contra de la productividad, puede adoptar una postura positiva y hacer un plan para abordar tareas importantes y desafiantes antes que los demás.
“La parte más difícil de cualquier tarea importante es empezarla en primer lugar. Una vez que realmente comienzas a trabajar en una tarea valiosa, pareces estar naturalmente motivado para continuar”. – Brian Tracy
El programa “ ¡Cómete esa rana! El método que promueve Brian Tracy limita el tiempo que dedicas a actividades que no contribuyen a tu objetivo principal. (Ejemplo: redes sociales, responder correos electrónicos sin importancia y navegar sin rumbo por la web.
En cambio, lo insta a comenzar su día con la tarea más difícil que no le gusta hacer. Simplemente comenzar a trabajar en ello le dará impulso para el resto del día.
7) Usan Aplicaciones Para Organizar Cosas
No hay escasez de herramientas de administración de tareas, por lo que es un desafío elegir una. Pero he aquí un pequeño secreto: ¡todos ellos son igual de efectivos!
Ya sea que opte por una herramienta de administración de tareas simple como Todoist y Google’s Tasks o elija una herramienta de administración de proyectos sofisticada como Asana, Monday, Basecamp o Wrike, cualquiera de estas funcionará.
Tener una plataforma digital para la gestión de tareas le permite organizar mejor las actividades, establecer detalles de tareas y compartirlos con sus colegas, almacenar archivos en tareas relevantes e incluso recibir recordatorios cuando se acerca una fecha de vencimiento.
Algunas de las mejores aplicaciones a considerar si desea mejorar sus hábitos de trabajo incluyen:
- La gota de lluvia en lugar de los marcadores clásicos evita que los artículos y los videos divertidos lo distraigan (y que su navegador esté ordenado).
- Evernote para tomar y organizar notas.
- LastPass para mantener las contraseñas seguras y en un lugar central.
- Google Docs o Dropbox en lugar de almacenar archivos en su disco duro sin ninguna copia de seguridad.
- Unroll.Me para ordenar rápidamente su bandeja de entrada de correo electrónico, para que ya no reciba boletines que no le interesen.
La propietaria y activadora de ideas de ACThoughtful Consulting , Jenny Erickson, también compartió sus consejos sobre cómo utilizar estas aplicaciones al máximo:
“Cuando capturamos lo mismo en varios lugares, duplicamos el esfuerzo y es más probable que pasemos por alto cosas en la superposición. Las dos claves para desarrollar hábitos exitosos en el trabajo mientras usa aplicaciones son 1. Cree pautas claras para cuando use una aplicación sobre otra y 2. Consolide varias cosas en una sola aplicación siempre que sea posible. Por ejemplo, Todoist organiza mi pensamiento general y mis tareas diarias”.
8) No son perfeccionistas
La lucha por la perfección define muchas de nuestras vidas, pero años de investigación han demostrado las desventajas que esto puede tener en nuestra salud mental.
El perfeccionismo se considera un trastorno mental , similar al trastorno obsesivo-compulsivo.
Su ineficiencia es también la razón por la que tantas personas altamente organizadas no son perfeccionistas, contrariamente a lo que se supone.
“Si bien trabajar hacia la perfección puede parecer productivo, el perfeccionismo puede obstaculizar el progreso. La perfección no solo es imposible, sino que tendemos a cambiar constantemente nuestro estándar de cómo se ve la «perfección». Como resultado, podemos evitar tareas en las que no creemos que podamos lograr la perfección, o pasar tanto tiempo en una tarea que nuestra productividad se ve afectada negativamente”. – Brooke Wachtler, Psy.D., fundadora de BEW Consulting & Training LLC
El mejor enfoque para dejar atrás las preocupaciones y los factores que lo impulsan a ser un perfeccionista es comenzar por quitarse la presión de encima. Deje de compararse con los demás evitando las redes sociales u otras redes en las que se supone que son «competidores».
Comience por dividir las metas grandes que tiene en metas más pequeñas que pueda lograr sin apresurarse ni pasar noches enteras para terminar el trabajo.
Tener un horario fijo que mencionamos antes también puede ayudarte a dejar de lado el perfeccionismo. Esto se debe a que está poniendo suficiente tiempo de reserva en su agenda para permitirle corregir cualquier error o hacer cambios de última hora sin una fecha límite apremiante.
9) Saben cuándo pedir ayuda y cuando delegar
Saber cuándo es mejor pedir ayuda a otra persona en lugar de quedarse atascado en una tarea es parte de la organización.
Si nota que está dedicando más de una hora a investigar un aspecto de su tarea, pregúntele a alguien más cómo lo hace. No tenga miedo de recurrir a otros, ya que estarán más que felices de compartir sus conocimientos con usted, y no tendrá que perder el tiempo devanándose los sesos en vano.
Después de todo, los proyectos suelen ser el resultado del trabajo de todo un equipo.
¿Tiene una tarea para la que no tiene tiempo pero tiene un miembro del equipo que tiene más experiencia en ella? ¡Delega esos deberes!
Delegar es uno de los hábitos de las personas organizadas que garantiza que todos puedan ocuparse de las actividades en las que son mejores sin estresarse por una tarea que no saben cómo abordar.
Ofrécete a encargarte de una tarea diferente, para que ninguno de tus colegas termine teniendo una carga de trabajo mayor a la que recibió inicialmente.
10) Poseen menos cosas, vida frugal
Vivir una vida minimalista implica que tendrás menos cosas y organizarás mejor cada aspecto de tu trabajo.
Aquí hay un proceso paso a paso a considerar para que el minimalismo en el trabajo se convierta en uno de sus hábitos organizacionales centrales:
- Deshazte de las cosas que nunca usas
- No compres cosas que no necesitas
- Elimina tareas no esenciales para tus prioridades diarias
- Mejora tu concentración deshaciéndote del desorden
- No se disperse usando demasiadas aplicaciones y programas
- Desinstala cualquier aplicación que no hayas activado en mucho tiempo
Estos sencillos pasos son responsables de la vida libre de estrés y altamente organizada de tantas personas que han decidido dejar de dejar que las cosas inútiles se interpongan en su productividad.
“El minimalismo es una herramienta para eliminar los excesos de la vida, centrarse en lo esencial y encontrar la felicidad, la realización y la libertad”. – Joshua Fields Millburn
Agregue una mayor creatividad, bienestar , confianza y tranquilidad, y obtendrá la receta perfecta para una vida altamente organizada en un solo proceso.
11) Saben cuándo desconectarse digitalmente
Ser mejor en la organización de su trabajo implica poner en orden todos los aspectos de su vida.
Si bien el equilibrio entre el trabajo y la vida no siempre es fácil de lograr (por ejemplo, trabajar horas extra o turnos dobles), puede aprender a concentrarse más en el cuidado personal, des estresarse y desconectarse.
Las personas organizadas programan el auto cuidado en su día. Tienes que cuidar tu cuerpo y tu mente si quieres tener un gran desempeño.
No puedes dar tu 100% en el trabajo si no duermes lo suficiente, no comes bien o no tomas descansos. Ser súper productivo en el trabajo significa que tu trabajo se vuelve más fácil porque trabajas de manera más inteligente y no más difícil.
Por ejemplo, si está completamente descansado y con energía, tomará mejores decisiones, completará tareas con menos capacidad intelectual y estará más satisfecho con su vida laboral. Por lo tanto, no te descuides; asumiendo que el trabajo y la vida personal no interfieren.
¿Por dónde empezar a crear buenos hábitos de trabajo?
Seguir los hábitos de la gente organizada requiere un enfoque sistemático que no da resultados de la noche a la mañana. Los malos hábitos son difíciles de eliminar, mientras que los buenos toman tiempo para desarrollarse.
Al ser un anti perfeccionista, no intente adquirir todos los hábitos de trabajo anteriores al mismo tiempo. Elija uno o dos para concentrarse y agregar a su rutina diaria antes de considerar el tercer hábito.
Elija qué hábito desarrollar en función de sus prioridades. Si a menudo no cumple con los plazos, opte por los edificios como una rutina diaria o establezca un horario como un hábito.
Sea cual sea el hábito que te falte, debes saber que hay alguien que ya lo logró. Utilice sus resultados como motivación para comenzar y visualice su objetivo final en todo momento, especialmente cuando sienta que no va en la dirección correcta.
